Положение МА «Об архиве ВМО СПб МО №54»

	УТВЕРЖДЕНО Распоряжением
	Главы МА
	ВМО СПб МО № 54 от 14.12.2018 г. №32

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Внутригородского муниципального образования
Санкт-Петербурга муниципальный округ № 54

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение об архиве Внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципальный округ № 54 (далее – ВМО СПб МО № 54) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства».

1.2. Архив ВМО СПб МО № 54 создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда органов местного самоуправления, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности ВМО СПб МО № 54, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в ЦГА СПб, источником комплектования которого выступает ВМО СПб МО № 54.

Ведение архива Муниципального образования закрепляется за подготовленным сотрудником Местной администрации на нештатной основе.

1.3. Положение об архиве ВМО СПб МО № 54 подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве ВМО СПб МО № 54, но учитывающее существующие особенности муниципальных архивов Санкт-Петербурга.

После согласования положение об архиве ВМО СПб МО № 54 утверждается руководителем Местной администрации.

1.4. Архив ВМО СПб МО № 54 в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009 № 23-16 с изменениями от 28.03.2018 № 157-34, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда местного самоуправления и других архивных документов в органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами ВМО СПб МО № 54.

1. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА МО МО № 54

2.1. Архив ВМО СПб МО № 54 хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности ВМО СПб МО № 54;

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива ВМО СПб МО № 54.

2.2. Архивный фонд ВМО СПб МО № 54 является муниципальной собственностью.

III. ЗАДАЧИ АРХИВА ВМО СПб МО № 54

К задачам архива ВМО СПб МО № 54 относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II положения.

3.2. Комплектование архива ВМО СПб МО № 54 документами, образовавшимися в деятельности ВМО СПб МО № 54.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве ВМО СПб МО № 54.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве ВМО СПб МО № 54.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов, подлежащих хранению в Архивном фонде Санкт-Петербурга на постоянное хранение в ЦГА СПб.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях ВМО СПб МО № 54и своевременной передачей их в архив ВМО СПб МО № 54.

1. ФУНКЦИИ АРХИВА ВМО СПб МО № 54

Архив ВМО СПб МО № 54 осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности ВМО СПб МО № 54, в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Ведет учёт документов и фондов, находящихся на хранении в архиве МО МО № 54.

4.3. Представляет в ЦГА СПб учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве ВМО СПб МО № 54 документов архивного фонда ВМО СПб МО № 54 и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив МО МО № 54, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности
ВМО СПб МО № 54.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии ВМО СПб МО № 54 описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПМК ЦГА СПб описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПМК ЦГА СПб в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе местной администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПМК ЦГА СПб или ЦЭПМК Архивного комитета
Санкт-Петербурга.

4.6. Организует передачу документов архивного фонда органов местного самоуправления на постоянное хранение в ЦГА СПб.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве
ВМО СПб МО № 54 в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве ВМО СПб МО № 54.

4.9. Организует информирование руководства и работников ВМО СПб МО № 54 о составе и содержании документов архива ВМО СПб МО № 54.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

4.12. Выдает архивные выписки и архивные справки.

4.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива ВМО СПб МО № 54.

4.14. Участвует в разработке документов ВМО СПб МО № 54 по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.15. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства ВМО СПб МО № 54 в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и муниципальным служащим ВМО СПб МО № 54 в подготовке документов к передаче в архив ВМО СПб МО № 54.

 

1. ПРАВА АРХИВА ВМО СПб МО № 54

Архив ВМО СПб МО № 54 имеет право:

5.1. Представлять руководству ВМО СПб МО № 54 предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве ВМО СПб МО № 54.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях ВМО СПб МО № 54 сведения, необходимые для работы архива ВМО СПб МО № 54.

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям ВМО СПб МО № 54 по вопросам, относящимся к компетенции архива ВМО СПб МО № 54.

5.4. Информировать структурные подразделения ВМО СПб МО № 54 о необходимости передачи документов в архив ВМО СПб МО № 54 в соответствии с утвержденным графиком.

5.5. Принимать участие в заседаниях ЭПМК ЦГА СПб.

5.6. Подавать заявки для включения в бюджет ВМО СПб МО № 54 предстоящего года денежных ассигнований для финансирования работ по содержанию архива и обработки архивных документов.

1. VI. ДОКУМЕНТАЦИЯ АРХИВА ВМО СПб МО № 54

6.1. Журналы, книги, бланки:

— карточки постеллажного топографического указателя;

— журналы выдачи дел для сотрудников организации, для сторонних организаций, учёта дел;

— журналы регистрации выдачи справок;

— книги выдачи документов;

— книги учёта поступления и выбытия;

— книга списка фондов;

— бланки карты-заместителя;

— бланки актов проверки наличия и состояния дел фонда;

— бланки описи особо ценных дел;

— бланки описей дел постоянного, временного сроков хранения, по личному составу;

— бланки реестров описей.

6.2. Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 30.10.2018) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

6.3. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации».

6.4. Закон Санкт-Петербурга от 23.09.2009 N 420-79 (с изм. от 08.12.2009) «Об организации местного самоуправления в Санкт-Петербурге» (принят ЗС СПб 23.09.2009).

6.5. Закон Санкт-Петербурга от 24.02.2009 N 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» (принят ЗС СПб 28.01.2009) с изменениями от 28.03.2018  № 157-34.

6.6. Устав ВМО СПб МО № 54.

6.7. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления от 31.03.2015 № 526.

6.8. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010  № 558.

 

VII.  ФИНАНСОВОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ

7.1. Содержание муниципальных архивов является вопросом местного значения внутригородских муниципальных образований Санкт-Петербурга.

7.2. Финансовое обеспечение содержания муниципальных архивов производится из местного бюджета ВМО СПб МО № 54.

7.3. Размеры ассигнований финансовых средств ежегодно включаются в муниципальные программы ВМО СПб МО № 54 в соответствии с нормативами минимальной бюджетной обеспеченности на текущий финансовый год и реальной потребностью средств на содержание архивов и архивных помещений.