Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Муниципального образования МО № 54
31.12.2013 17:49
УТВЕРЖДАЮ
Глава Муниципального образования
МО № 54
_________________ Ю.А. Гусаков
_________________________ 2013
УТВЕРЖДАЮ
Глава местной администрации
МО МО № 54
_________________ И.Г. Теплых
_________________________ 2013
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
в органах местного самоуправления муниципального образования МО № 54
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в органах местного самоуправления Муниципального образования МО № 54 (далее – органы МСУ МО № 54) и обязательна для исполнения всеми муниципальными служащими (и лицами, работающими по гражданско-правовым договорам) при подготовке ими документов, связанных с исполнением должностных (договорных) обязанностей.
1.2. Инструкция предусматривает единую систему делопроизводства и имеет своей задачей обеспечить получение, учет и хранение служебных документов, быстрое и качественное их рассмотрение, разработку и оформление в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов, а также тиражирование, учет и контроль за своевременным исполнением принимаемых ре¬шений и указаний глав муниципального образования и главы местной администрации и их заместителей.
1.3. Глава Муниципального образования и глава местной администрации (далее – руководители органов МСУ), иные должностные лица и служащие органов местного самоуправления МО № 54:
— отвечают за своевременное и качественное рассмотрение поступающих документов от организаций и предприятий, предложений, заявлений и жалоб граждан;
— обеспечивают контроль за исполнением принятых руководителями органов МСУ распоряжений, постановлений и приказов;
— принимают меры к сокращению служебной переписки путём личного обсуждения и переговоров по телефону.
1.4. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, а также общий учет и ведение дел возлагается на специалистов – муниципальных служащих органов МСУ, к должностным обязанностям которых относятся указанные функции.
1.5. Настоящая инструкция разработана в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003, и распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы).
1.6. Ознакомление муниципальных служащих органов МСУ МО № 54 с настоящей инструкцией под роспись обязательно. Лист ознакомления муниципальных служащих с настоящей инструкцией прилагается и хранится вместе с оригиналом инструкции у специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в соответствующем органе МСУ МО № 54.
2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАССМОТРЕНИЕ ВЕДОМСТВЕННОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
2.1. Вся корреспонденция (в письменном и электронном виде), поступающая в органы МСУ МО № 54 принимается и регистрируется специалистами, к должностным обязанностям которых относится ведение делопроизводства. Служебные документы, поступившие непосредственно к муниципальным служащим, также подлежат обязательной регистрации.
2.2. Принятые конверты с надписью «лично» вскрываются лицом, которому они адресованы, при этом проверяется правильность доставки, целостность конверта и наличие вложенных в них документов. Служебная корреспонденция, оказавшаяся в конверте с надписью «лично», также подлежит обязательной регистрации.
Если при вскрытии конверта с надписью «лично» обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера документа, указанного на конверте номеру вложенного в конверт документа, об этом со¬общается отправителю и делается отметка в графе «примечания» журнала регистрации.
Конверты от принятой корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства. Во всех других случаях конверты после проверки уничтожаются. Ошибочно присланная корреспонденция возвращается непосредственно отправителю.
2.3. Если при вскрытии электронной почты выясняется, что письмо не имеет отношения к предмету ведения специалиста, вскрывшего почту, информация должна быть помечена как не просмотренная (непрочитанная).
2.4. Поступившие документы ведомственной корреспонденции регистрируются в журнале «Входящие документы». На каждом полученном соответствующим органом МСУ МО № 54 документе проставляется штамп «Входящий № «___»_______ 20___ г.», в журнале «Входящие документы» очередным порядковым номером делается запись о поступившем документе, этот номер проставляется на штампе документа; затем документ передается руководителю органа МСУ либо его заместителю для принятия решения по исполнению.
2.5. Окончательная регистрация корреспонденции производится по принадлежности после определения руководителем органа МСУ исполнителя документа.
Если в процессе исполнения документ передается другому исполнителю, об этом делается соответствующая отметка в журнале регистрации входящей корреспонденции на основании записи резолюции руководителя о передаче документа другому исполнителю.
2.6. Регистрации подлежат все поступившие документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа.
2.7. Срочная корреспонденция доставляется исполнителю немедленно, с отметкой об исполнителе в журнале регистрации.
2.8. Документы вручаются исполнителю под роспись в журнале входящей корреспонденции, которые хранятся в течение календарного года у специалиста, осуществляющего ведение делопроизводства в соответствующем органе местного самоуправления.
2.9. Регистрация документов и передача их руководителю либо его заместителю для принятия решения по исполнению осуществляется в день их поступления в орган МСУ.
2.10. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на первой странице делает отметку «В дело», ставит свою подпись и возвращает специалисту, осуществляющему ведение делопроизводства.
2.11. Входящие документы и результаты их исполнения (исходящие документы) хранятся у специалиста, осуществляющего ведение делопроизводства, (а копии документов — в структурном подразделении или непосредственно у служащего-исполнителя документа) в соответствии с номенклатурой дел в течение календарного года, а затем сдаются в архив.
2.12. При поступлении ведомственной корреспонденции в электронном виде и когда требуется ответ в электронном виде передача информации между органами и должностными лицами ОМСУ осуществляется посредством внутренней электронной почты или на электронном носителе.
2.13. Ответ в электронном виде отправляется заявителю специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем органе МСУ после визирования бумажного носителя руководителем органа МСУ МО №54.
3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ
3.1. Регистрация поступающих в органы МСУ обращений граждан (предложений, заявлений и жалоб) производится в день их поступления.
3.2. По каждому обращению руководителем органа МСУ принимается решение об исполнителе, после чего обращения передаются исполнителям, указанным в резолюции руководителя, проставленной на обращении.
3.3. Указания руководителя органа МСУ по обращению, указанные им в резолюции (п. 5.14), ставятся на контроль и заносятся в регистрационный журнал.
3.4. На каждом обращении проставляется регистрационный номер, на основании которого обращение регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции в арифметической последовательности.
3.5. При повторном обращении заявителя в органы МСУ по ранее рассмотренному вопросу подбирается имеющийся материал, и обращение регистрируется повторно.
3.6. Если при ответе на письма или обращения, адресованные главе Муниципального образования, требуется информация от местной администрации, то исполнителем в резолюции главы Муниципального образования указывается глава местной администрации и документ передается ему. В этом случае исполнитель, определенный главой местной администрации, готовит ответ за подписью главы Муниципального образования.
3.7. Рассмотрение обращений считается оконченным, когда на них дан ответ заявителю. Ответы готовятся исполнителями, указанными в резолюции руководителя органа МСУ и передаются ему на подпись. Отметка об исполнении ставится в журнале регистрации входящей корреспонденции со ссылкой на исходящий номер ответа.
3.8. Обращения рассматриваются в течение одного месяца, а не требующие дополнительного рассмотрения и проверки – в течение 15 дней со дня их по-ступления.
Контроль за сроками подготовки ответов осуществляется исполнителем, указанным в резолюции руководителя органа МСУ, самостоятельно. В случае несоблюдения сроков подготовки ответа, при отсутствии в журнале входящей корреспонденции отметки об исполнении по истечении срока исполнения, специалист, ответственный за ведение делопроизводства в соответствующем органе МСУ МО №54 сообщает об этом руководителю органа МСУ незамедлительно.
3.9. Обращения, требующие безотлагательного принятия мер или решения вопроса, рассматриваются в течение 7 дней со дня их поступления.
3.10. Ответы на все обращения должны быть развернутыми и обоснованными, а в случае отказа по обращению ответ должен содержать ссылки на соответствующие законодательные акты, обосновывающие причину отказа.
3.11. При направлении обращения заявителя для рассмотрения в исполнительный орган или ведомство, к полномочиям которых относится решение вопроса, изложенного в обращении, заявителю сообщается об этом письменно.
3.12. Запрещается направлять жалобы граждан на рассмотрение должностных лиц, на которых жалуется заявитель в своем обращении.
3.13. При подготовке ответов на обращения граждан исполнителем указывается входящий номер обращения, на который дается ответ.
3.14. Обращения, исполненные и списанные «в дело», формируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в течение календарного года.
3.15. При поступлении обращений граждан в электронном виде в форме, соответствующей требованиям действующего законодательства, когда на такое обращение требуется ответ в электронном виде, передача информации между органами и должностными лицами ОМСУ осуществляется посредством внутренней электронной почты или на электронном носителе.
3.16. Ответ в электронном виде отправляется заявителю специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем органе МСУ после визирования бумажного носителя руководителем органа МСУ МО №54.
4. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТОВ, ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Проекты приказов по личному составу готовятся кадровой службой органа МСУ МО или специалистом, к должностным обязанностям которого относится ведение кадровой работы.
4.2. Проекты постановлений и распоряжений (далее — проекты) подготавливаются специалистами, в ведении которых находится решение вопросов, по которым готовится соответствующий проект. Ответственность за содержание проектов, возлагается на специалистов, представляющих указанные проекты.
Проекты приказов, постановлений и распоряжений должны:
— отражать вопросы, которые требуют рассмотрения и решения руководителем органа МСУ;
— быть юридически обоснованными и соответствовать действующему законодательству;
— указывать исполнителей, сроки исполнения, ответственного за исполнение;
— учитывать ранее принятые решения и распоряжения по данному вопросу;
— в случае, если проект предусматривает обращение в другую организацию, то прилагается проект этого обращения.
4.3. Все проекты подлежат визированию исполнителем проекта и юристом органа МСУ с указанием должности, фамилии, проставлением подписи и указанием даты.
4.4. Проекты документов подписываются руководителем органа МСУ, а в его отсутствие – его заместителем.
4.5. Приказы, постановления и распоряжения издаются в количестве двух подлинных экземпляров, регистрируются и тиражируются специалистом органа МСУ, ответственным за ведение делопроизводства, в течение суток со дня их подписания. Рассылка приказов, постановлений и распоряжений исполнителям и контролирующим органам производится согласно расчету рассылки.
4.6. Регистрация постановлений, распоряжений и приказов (за исключением документов по личному составу) производится специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем органе МСУ.
5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Наименование организации – Муниципальный Совет или местная администрация, указанное на бланке документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
5.2. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, адрес электронной почты, ИНН, КПП и др.).
5.3. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
На протяжении всего документа дата документа должна быть оформлена одним из указанных способов.
5.4. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом исполнителя по номенклатуре дел специалиста, ответственного за ведение делопроизводства, и порядковым номером документа исполнителя за текущий календарный год.
5.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
5.6. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
5.7. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
5.8. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
5.9. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
5.10. Служебные документы органов МСУ МО № 54 утверждаются руководителем соответствующего органа МСУ (его заместителем) или специально издаваемым им актом. При утверждении документа руководителем органа МСУ (его заместителем) гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава местной администрации
МО № 54
_________________ И.Г. Теплых
«___»____________ 2013 г.
5.11. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
5.12. При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Главы
местной администрации МО № 54
от 15.01.2013 № 2
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
5.13. Резолюция, написанная на документе руководителем органа МСУ или его заместителем, размещается на свободном от текста документа месте в верхней или нижней части документа и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату. Например:
Н.М. Даньковой
И.Э. Барановой
Прошу подготовить ответ к «_»____ 2013.
подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
5.14. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
— о чем (о ком)?, например: Распоряжение о создании аттестационной комиссии;
— чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего специалиста.
5.15. Текст документа составляется на русском языке.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
5.16. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
5.17. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) руководителя органа МСУ, действующего на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организаций, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
5.18. В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений органа МСУ (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав комиссии входят», «комиссия установила»).
5.19. В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («местная администрация не возражает»).
5.20. Отметка о наличии приложения, указанного в тексте письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об отделе опеки и попечительства на 5 л. в 1 экз.
2. Отчет опекуна на 7 л. в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
5.21. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 1
к решению Муниципального Совета
от 15.05.2013 № 12/3
Приложение № 2
к распоряжению
Главы местной администрации
от 08.02.2013 № 5
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к распоряжению Главы местной администрации
от 08.02.2013 № 5
5.22. Реквизит «Подпись» проставляется через 2-3 строчных интервала после текста документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (руководитель органа МСУ или его заместитель); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Иванов
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Петрова
Личная подпись А.С. Сидоров
Личная подпись О.И. Козлов
5.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник ГУ ЖА Невского района
Личная подпись А.Г. Петрова
Дата
5.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись Н.М. Данькова
Дата
5.25. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись Н.М. Данькова
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
5.26. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
5.27. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Копия верна» (или «Верно»), должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению кадровой службы.
5.28. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
924 45 67
5.29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело».
5.30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
5.31. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
5.32. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе МСУ МО № 54.
6. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Документы органов МСУ МО № 54 изготавливаются на бланках.
6.2. Документы Муниципального Совета МО № 54, включая письма, издаются на бланке, указанном в приложении 1 к настоящей инструкции.
Документы местной администрации, включая документы для служебного пользования, издаются на бланке, указанном в приложении 2 к настоящей инструкции.
6.3. В органах МСУ МО № 54 установлено два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
6.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
6.5. Бланки документов в органах МСУ МО № 54 изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
6.6. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
6.7. При изготовлении документа как на бланке, так и без него размер шрифта должен быть:
— в заголовке документа – не менее 14 и не более 18 заглавными буквами полужирным шрифтом,
— в тексте документа – не менее 12 и не более 14,
— в таблице – не менее 9 и не более 12.
7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
АКТОВ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ОРГАНОВ МСУ
7.1. Контроль за исполнением актов руководителей органов МСУ МО № 54 осуществляется лично руководителем соответствующего органа МСУ, его заместителем, либо лицом, указанным в акте.
7.2. Контроль за соблюдением сроков исполнения актов руководителя органа МСУ МО № 54 по его усмотрению возлагается на его заместителя, либо на специалиста органа МСУ.
7.3. Обязательному контролю подлежат:
— приказы и распоряжения руководителя органа МСУ МО № 54, в которых содержатся поручения иным должностным лицам органа МСУ;
— решения должностных лиц районной администрации, прокуратуры района, Совета муниципальных образований Санкт-Петербурга, исполнительных органов (комитетов) Санкт-Петербурга и губернатора СПб.
7.4. Акты руководителей органов МСУ МО № 54 снимаются с контроля только после информации о полном их выполнении.
8. СОСТАВЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
8.1. Служебные письма должны быть краткими и ясными (как правило, не превышать двух страниц). Письмо должно составляться, как правило, по одному вопросу.
8.2. Все письма должны адресоваться не на имя руководителя учреждения, а в само учреждение.
8.3. При ответах на запросы указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
8.4. В письмах, к которым прилагаются какие-либо документы, указывается наименование и количество листов прилагаемых документов.
8.5. Служебные документы подписываются руководителем органа МСУ, а в случае его отсутствия – его заместителем.
8.6. Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Телеграммы излагаются кратко, при этом не искажается содержание.
9. ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ ТЕКУЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
9.1. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее регистрации. Исходящий номер состоит из порядкового номера по журналу исходящих документов и номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия исходящего документа.
9.2. При подготовке документов к отправке проверяется правильность их формирования, а также на¬личие приложений.
9.3. В целях установления единой системы формирования документов составляется номенклатура дел.
В соответствии с номенклатурой исполненные документы группируются в дела. При формировании дел необходимо:
— помещать каждый документ в дело в соответствии с номенклатурой;
— раздельно группировать в дело документы постоянного и временного срока хранения;
— проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре;
— систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопроса, по хронологии, по алфавиту, при этом документ-ответ должен располагаться после документа — запроса;
— проверять правильность оформления каждого документа;
— не допускать включения в дела лишних и черновых экземпляров документов.
9.4. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то формируется второй том дела.
9.5. Акты руководителя органа МСУ хранятся у специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в соответствующем органе МСУ.
9.6. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел.
9.7. Дела выдаются для служебного пользования под расписку. Служащие хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
9.8. Дела хранятся у исполнителей в течение календарного года, в котором были исполнены документы, после чего в течение следующего календарного года дела подготавливаются исполнителем для передачи в архив органа МСУ МО № 54.
9.9. Сроки хранения документов определяются перечнями, разработанными Главным архивным управлением.
9.10. Порядок отбора документов на госхранение и уничтожение осуществляется экспертной комиссией в установленном порядке.
10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
10.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, оформленный в установленном порядке; предназначена для группировки исполненных документов дел, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.
10.2. При составлении номенклатуры дел органу МСУ следует руководствоваться типовой номенклатурой, решением Государственной архивной службы, штатным расписанием соответствующего органа МСУ, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
10.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работ.
10.4 . Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
— в графе 1 проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения;
— в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел определяются степенью важности документов. Изначально располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовки дел должны четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
— графа 3 заполняется по окончании календарного года.
— в графе 4 указан срок хранения дела, номера статей по перечню.
— в графе 5 указывается ответственный за ведение и хранение дела.
10.5. Номенклатуру дел формирует специалист, ответственный за ведение делопроизводства в органе МСУ, согласовывая ее с руководителями структурных подразделений и специалистами, и представляет ее на утверждение руководителя органа МСУ к 1 января каждого календарного года.
10.6. Дела, занесенные в номенклатуру дел, закрепляются за конкретным специалистом в графе 5 номенклатуры. Выписка из номенклатуры с перечнем дел, закрепленных за специалистом, вручается специалисту при регистрации (перерегистрации) дел и журналов и хранится специалистом вместе с должностной инструкцией. При увольнении (переводе) специалист сдает дела назначенному лицу с оформлением акта приема-передачи.
11. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
11.1. Дела подлежат оформлению по окончании календарного года.
11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, и дела по личному составу.
Полное оформление предусматривает:
— подшивку дел, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;
— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела,
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11.3. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов.
12. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ
12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и по личному составу.
12.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
— заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько частей, то каждая часть или том вносится в опись самостоятельным порядковым номером);
— порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
— графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.
12.3. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах.
13. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
13.1. Дела, законченные в производстве за текущий год, по согласованию с ведущим специалистом по делопроизводству и архивам могут быть оформлены как «переходящие» по учету следующего года, либо подготавливаться в течение следующего года исполнителем к передаче в экспертную комиссию для определения ценности документов и, при необходимости, передачи их на временное (постоянное) хранение.
13.2. В Центральный архив могут передаваться дела постоянного хранения и дела по личному составу. Передача дел производится только по описям.
13.3. Дела временного (свыше 10 лет и до 10 лет) хранения передаче в Центральный архив не подлежат, хранятся в архиве органов МСУ МО № 54 и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
13.4. Передача дел в Центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителем органа МСУ МО № 54.
14. ПОРЯДОК ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ НАСТОЯЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
14.1.Настоящая Инструкция вводится в действие после утверждения обоими руководителями органов МСУ МО №54.
14.2. После утверждения настоящей Инструкции, инструкция по делопроизводству в Муниципальном Совете МО №54, утвержденная 03 мая 2001 года Главой Муниципального образования МО №54, утрачивает силу.