Положение МА «О постоянно действующей экспертной комиссии органов местного самоуправления Муниципального образования Муниципального округа № 54

	УТВЕРЖДЕНО
	Распоряжением Главы Местной администрации
	ВМО СПб МО № 54
	№32 от 14.12.2018 г.

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии

органов местного самоуправления
Муниципального образования Муниципального округа № 54

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов органов местного самоуправления Внутригородского муниципального образования муниципальный округ № 54 (далее — ВМО СПб МО № 54)  образующихся в процессе деятельности.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Главе местной администрации ВМО СПб МО № 54 (далее — Глава местной администрации).

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Главой местной администрации. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Санкт-Петербургским государственным казенным учреждением «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-фз, Законом Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009 № 23-16 с изменениями от 28.03.2018 № 157-34, распорядительными документами Росархива и документами Архивного комитета Санкт-Петербурга, ЦГА СПб, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, нормативными актами органов местного самоуправления и настоящим положением об ЭК.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется Главой местной администрации, либо его заместителем. Персональный состав ЭК назначается распоряжением Главы местной администрации.

1.5. Настоящее положение после согласования с ЦГА СПб утверждается Главой местной администрации ВМО СПб МО № 54.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов ВМО СПб МО № 54 (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов органов местного самоуправления и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам органов местного самоуправления.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. Представляет на согласование ЭПМК ЦГА СПб, а затем на утверждение Главы Местной администрации:

— описи дел по личному составу;

— описи временного (свыше 10 лет) хранения организаций – источников комплектования ЦГА СПб, за исключением описей дел по личному составу (постоянного хранения);

— индивидуальные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования ЦГА СПб, за исключением исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга;

— положения об экспертной комиссии и архива организации – источников комплектования ЦГА СПб;

— акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в отношении поступивших в ЦГА СПб документов временного хранения ликвидированных организаций, сроки хранения которых истекли, за исключением документов по личному составу.

Представляет на рассмотрение ЭПМК ЦГА СПб с последующим утверждением ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга, а затем на утверждение Главы местной администрации:

— архивные описи дел постоянного хранения;

— индивидуальные номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

3.4.2. Представляет на утверждение Главы местной администрации:

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников органов местного самоуправления консультации по вопросам работы с документами.

 

4. ПРАВА ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам органов местного самоуправления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать у сотрудников письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу.

4.3. Давать предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях сотрудников о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей Архивного комитета Санкт-Петербурга и ЦГА СПб.

4.6. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.7. Информировать Главу местной администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.8. В установленном порядке представлять муниципальное образование в органах Государственной архивной службы России.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК

5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) ЦГА СПб; ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК созывается по мере надобности, но не реже 2 раз в год.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях. Все заседания комиссии протоколируются, поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и Глава местной администрации (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК ЦГА СПб).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии — специалиста, в функциональные обязанности которого входит ведение архива органов местного самоуправления.