Распоряжение МА ВМО СПб МО №54 от 14.12.2018 №32 «Об утверждении Положения об архиве ВМО СПб МО №54 и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии ОМСУ»»

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

14.12.2018 № 32

 

 

«Об утверждении Положения

об архиве ВМО СПб МО №54 и

Положения о постоянно действующей

экспертной комиссии ОМСУ»»

 

 

 

В соответствии и федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-фз «Об архивном деле в РФ», Законом СПб «Об архивном деле в СПб» от 28.01.2009 №23-16 с изменениями от 28.03.2018 №157-34, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства Культуры РФ от 31.03.2015 №526,

 

ОБЯЗЫВАЮ:

 

1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2019 г. Положение об архиве ВМО СПб МО №54 – приложение 1 – 6 листов.
2. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2019 г. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии органов МСУ – приложение 2 – 4 листа.
3. Ходатайствовать перед главой МО №54 о признании утратившими силу Положения об архиве МО №54, утверждённого Решением МС №54 от 14.01.2009 г. №1/3 и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии МС №54, утвержденной 04.05.2001 г.
4. Направить настоящее распоряжение в МС ВМО СПб МО №54.
5. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.

 

 

 

Глава местной администрации                                                                         А. В. Девяткин

 

	УТВЕРЖДАЮ
	Глава Местной администрации
	ВМО СПб МО № 54
	______________А.В. Девяткин
	_____  ______________ 2018 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Внутригородского муниципального образования
Санкт-Петербурга муниципальный округ № 54

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение об архиве Внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципальный округ № 54 (далее – ВМО СПб МО № 54) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства».

1.2. Архив ВМО СПб МО № 54 создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда органов местного самоуправления, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности ВМО СПб МО № 54, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в ЦГА СПб, источником комплектования которого выступает ВМО СПб МО № 54.

Ведение архива Муниципального образования закрепляется за подготовленным сотрудником Местной администрации на нештатной основе.

1.3. Положение об архиве ВМО СПб МО № 54 подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве ВМО СПб МО № 54, но учитывающее существующие особенности муниципальных архивов Санкт-Петербурга.

После согласования положение об архиве ВМО СПб МО № 54 утверждается руководителем Местной администрации.

1.4. Архив ВМО СПб МО № 54 в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009 № 23-16 с изменениями от 28.03.2018 № 157-34, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда местного самоуправления и других архивных документов в органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами ВМО СПб МО № 54.

1. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА МО МО № 54

2.1. Архив ВМО СПб МО № 54 хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности ВМО СПб МО № 54;

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива ВМО СПб МО № 54.

2.2. Архивный фонд ВМО СПб МО № 54 является муниципальной собственностью.

III. ЗАДАЧИ АРХИВА ВМО СПб МО № 54

К задачам архива ВМО СПб МО № 54 относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II положения.

3.2. Комплектование архива ВМО СПб МО № 54 документами, образовавшимися в деятельности ВМО СПб МО № 54.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве ВМО СПб МО № 54.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве ВМО СПб МО № 54.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов, подлежащих хранению в Архивном фонде Санкт-Петербурга на постоянное хранение в ЦГА СПб.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях ВМО СПб МО № 54и своевременной передачей их в архив ВМО СПб МО № 54.

1. ФУНКЦИИ АРХИВА ВМО СПб МО № 54

Архив ВМО СПб МО № 54 осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности ВМО СПб МО № 54, в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Ведет учёт документов и фондов, находящихся на хранении в архиве МО МО № 54.

4.3. Представляет в ЦГА СПб учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве ВМО СПб МО № 54 документов архивного фонда ВМО СПб МО № 54 и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив МО МО № 54, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности
ВМО СПб МО № 54.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии ВМО СПб МО № 54 описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПМК ЦГА СПб описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПМК ЦГА СПб в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе местной администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПМК ЦГА СПб или ЦЭПМК Архивного комитета
Санкт-Петербурга.

4.6. Организует передачу документов архивного фонда органов местного самоуправления на постоянное хранение в ЦГА СПб.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве
ВМО СПб МО № 54 в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве ВМО СПб МО № 54.

4.9. Организует информирование руководства и работников ВМО СПб МО № 54 о составе и содержании документов архива ВМО СПб МО № 54.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

4.12. Выдает архивные выписки и архивные справки.

4.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива ВМО СПб МО № 54.

4.14. Участвует в разработке документов ВМО СПб МО № 54 по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.15. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства ВМО СПб МО № 54 в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и муниципальным служащим ВМО СПб МО № 54 в подготовке документов к передаче в архив ВМО СПб МО № 54.

 

1. ПРАВА АРХИВА ВМО СПб МО № 54

Архив ВМО СПб МО № 54 имеет право:

5.1. Представлять руководству ВМО СПб МО № 54 предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве ВМО СПб МО № 54.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях ВМО СПб МО № 54 сведения, необходимые для работы архива ВМО СПб МО № 54.

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям ВМО СПб МО № 54 по вопросам, относящимся к компетенции архива ВМО СПб МО № 54.

5.4. Информировать структурные подразделения ВМО СПб МО № 54 о необходимости передачи документов в архив ВМО СПб МО № 54 в соответствии с утвержденным графиком.

5.5. Принимать участие в заседаниях ЭПМК ЦГА СПб.

5.6. Подавать заявки для включения в бюджет ВМО СПб МО № 54 предстоящего года денежных ассигнований для финансирования работ по содержанию архива и обработки архивных документов.

1. VI. ДОКУМЕНТАЦИЯ АРХИВА ВМО СПб МО № 54

6.1. Журналы, книги, бланки:

— карточки постеллажного топографического указателя;

— журналы выдачи дел для сотрудников организации, для сторонних организаций, учёта дел;

— журналы регистрации выдачи справок;

— книги выдачи документов;

— книги учёта поступления и выбытия;

— книга списка фондов;

— бланки карты-заместителя;

— бланки актов проверки наличия и состояния дел фонда;

— бланки описи особо ценных дел;

— бланки описей дел постоянного, временного сроков хранения, по личному составу;

— бланки реестров описей.

6.2. Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 30.10.2018) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

6.3. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации».

6.4. Закон Санкт-Петербурга от 23.09.2009 N 420-79 (с изм. от 08.12.2009) «Об организации местного самоуправления в Санкт-Петербурге» (принят ЗС СПб 23.09.2009).

6.5. Закон Санкт-Петербурга от 24.02.2009 N 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» (принят ЗС СПб 28.01.2009) с изменениями от 28.03.2018  № 157-34.

6.6. Устав ВМО СПб МО № 54.

6.7. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления от 31.03.2015 № 526.

6.8. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010  № 558.

VII.  ФИНАНСОВОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ

7.1. Содержание муниципальных архивов является вопросом местного значения внутригородских муниципальных образований Санкт-Петербурга.

7.2. Финансовое обеспечение содержания муниципальных архивов производится из местного бюджета ВМО СПб МО № 54.

7.3. Размеры ассигнований финансовых средств ежегодно включаются в муниципальные программы ВМО СПб МО № 54 в соответствии с нормативами минимальной бюджетной обеспеченности на текущий финансовый год и реальной потребностью средств на содержание архивов и архивных помещений.

 

 

	УТВЕРЖДАЮ
	Глава Местной администрации
	ВМО СПб МО № 54
	______________ А.В. Девяткин
	_____  ______________ 2018 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии

органов местного самоуправления
Муниципального образования Муниципального округа № 54

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов органов местного самоуправления Внутригородского муниципального образования муниципальный округ № 54 (далее — ВМО СПб МО № 54)  образующихся в процессе деятельности.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Главе местной администрации ВМО СПб МО № 54 (далее — Глава местной администрации).

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Главой местной администрации. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Санкт-Петербургским государственным казенным учреждением «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-фз, Законом Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009 № 23-16 с изменениями от 28.03.2018 № 157-34, распорядительными документами Росархива и документами Архивного комитета Санкт-Петербурга, ЦГА СПб, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, нормативными актами органов местного самоуправления и настоящим положением об ЭК.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется Главой местной администрации, либо его заместителем. Персональный состав ЭК назначается распоряжением Главы местной администрации.

1.5. Настоящее положение после согласования с ЦГА СПб утверждается Главой местной администрации ВМО СПб МО № 54.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов ВМО СПб МО № 54 (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов органов местного самоуправления и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам органов местного самоуправления.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. Представляет на согласование ЭПМК ЦГА СПб, а затем на утверждение Главы Местной администрации:

— описи дел по личному составу;

— описи временного (свыше 10 лет) хранения организаций – источников комплектования ЦГА СПб, за исключением описей дел по личному составу (постоянного хранения);

— индивидуальные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования ЦГА СПб, за исключением исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга;

— положения об экспертной комиссии и архива организации – источников комплектования ЦГА СПб;

— акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в отношении поступивших в ЦГА СПб документов временного хранения ликвидированных организаций, сроки хранения которых истекли, за исключением документов по личному составу.

Представляет на рассмотрение ЭПМК ЦГА СПб с последующим утверждением ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга, а затем на утверждение Главы местной администрации:

— архивные описи дел постоянного хранения;

— индивидуальные номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

3.4.2. Представляет на утверждение Главы местной администрации:

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников органов местного самоуправления консультации по вопросам работы с документами.

 

4. ПРАВА ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам органов местного самоуправления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать у сотрудников письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу.

4.3. Давать предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях сотрудников о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей Архивного комитета Санкт-Петербурга и ЦГА СПб.

4.6. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.7. Информировать Главу местной администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.8. В установленном порядке представлять муниципальное образование в органах Государственной архивной службы России.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК

5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) ЦГА СПб; ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК созывается по мере надобности, но не реже 2 раз в год.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях. Все заседания комиссии протоколируются, поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и Глава местной администрации (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК ЦГА СПб).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии — специалиста, в функциональные обязанности которого входит ведение архива органов местного самоуправления.